Wat is De perfecte indeling van de Obeya-kamer? Om maar even bij de wijze woorden te blijven die vaak gebruikt worden bij Toyota, waar Obeya zoals het vandaag wordt toegepast vandaan komt: “Dat hangt ervan af”.
Er zijn aardig wat foto's te vinden van hoe zo'n kamer eruit zou moeten zien, en nog veel die echte kamers laten zien die er eerlijk gezegd niet zo uitzien. Zijn dat dan allemaal foute kamers? Niet per se. Het belangrijkste in de Obeya-kamer is dat je een flow vindt in de informatie, die de logica en het denken van het team ondersteunt.
Het maakt niet uit of je Lean, Agile of traditionelere managementmethoden toepast. Het gaat erom dat je je concentreert op wat de hersenen nodig hebben om de informatie vlot te interpreteren en tot zinvolle acties en beslissingen te komen om je te ondersteunen in het toevoegen van waarde voor je klanten en stakeholders.
Obeya muur: flow van links naar rechts
Het moet gemakkelijk zijn om zaken aan elkaar te koppelen als je in de Obeya staat, bv. strategische doelstellingen aan statistieken, geplande taken en mogelijke problemen. In mijn ervaring leidt dat tot een links-naar-rechts flow in banen die door de strategische doelstellingen worden bepaald.
Bij ObeyaCoaching hebben we al heel wat teams geholpen om aan de slag te gaan met Obeya. Tot nu toe hebben alle teams baat gehad bij de eenvoudige links naar rechts flow lay-out zoals hieronder afgebeeld. Boven elk gebied vind je op welk deel van het ‘Leading with Obeya – Reference Framework’ het betrekking heeft.
In de lay-out hieronder zie je waarschuwingssignalen onder het gedeelte ‘waarde leveren’. Door de indeling weten we nu dat die waarschuwingssignalen invloed zullen hebben op de metriek in het gedeelte ‘Drive Performance’ en uiteindelijk op de strategische mogelijkheden in het gebied ‘Lead Successful Strategies’. Zodoende zijn we, als een geplande taak op een probleem stuit, snel in staat om de impact van het probleem te bevatten en het in verband brengen met de andere relevante delen van onze Obeya.
Fysieke Obeya-kamer – nooit twee keer hetzelfde
Ik heb opzettelijk alleen een platte muur getoond op de foto hierboven, en niet een top-down zicht op een kamer. Als mensen denken aan de ‘grote kamer’, denken ze om een of andere reden altijd dat er 4 muren zijn. In de praktijk is dit echter bijna nooit het geval. Je vindt altijd wel een raam, schilderij, deur, meubel, enz. in de weg. Daarom is het belangrijk om goed na te denken over de opstelling die je kiest. Zo kun je de informatie-flow optimaliseren, ook als die informatie over meerdere muren verspreid is, en ramen en deuren omzeilen, enz.
Als je de gedeelten in de afbeelding hierboven op aparte fysieke plekken wilt plaatsen, kun je overwegen om de strategische capaciteiten die aan het begin van de baan aan de linkerkant staan (onder ‘Lead Succesful Strategies’) te herhalen. Op die manier introduceer je voor elk nieuw gebied op een nieuwe fysieke muur, opnieuw het onderwerp waarop het betrekking heeft. Zo zullen teamleden de informatie altijd met minimale inspanning kennen en kunnen relateren.
Ga je de Obeya-methode introduceren? Zorg er dan voor dat je muren je inspanningen ondersteunen!
Als je ervoor zorgt dat de informatie-flow goed is en de muren er overzichtelijk en aantrekkelijk uitzien, kan je team de informatie sneller absorberen met minder inspanning. Waardoor ze de manier van werken met Obeya beter zullen accepteren. Als het een zooitje is met stickies die overal ronddwarrelen en kromme lijnen, hebben de hersenen van je deelnemers meer ‘systeem 2’ verwerkingsvermogen nodig om te begrijpen wat ze zien. En dat is zonde van het verwerkingsvermogen, want dit leidt natuurlijk niet tot betere beslissingen of acties van het team.
Hoe maak je het dan perfect?
Hieronder vind je een paar tips:
Zorg voor een logische flow, te beginnen met het doel en de strategische doelen voor het team
Ondersteun de visuele flow met scheidingslijnen, zodat de deelnemers visueel door elk gedeelte worden geleid
Koppel je meetgegevens aan de waarde die je van plan bent te leveren, zodat je kunt zien of die waarde ergens toe leidt
Plaats je gestructureerde probleemoplossing in een positie waarin je kunt zien welke problemen je gaat oplossen (bijv. gerelateerd aan welke maatstaven/strategische doelstelling)
Zorg ervoor dat de muren er netjes en overzichtelijk uitzien, maar je mag ook best laten zien dat de muur door mensen wordt gebruikt. Houd het persoonlijk (we raden niet aan om alle handgeschreven stickies te vervangen door gedrukte kaarten)
Neem gerust contact op voor meer tips of trucs!